Het Zuidelijk Informatie Netwerk

Bijeenkomsten

Eindhoven, 24 maart 2011

Sharepoint 2010 - Deel 1: Metadatering

Documenten die binnen organisaties gemaakt en opgeslagen worden, zijn dikwijls lastig weer terug te vinden. Het toekennen van data over data, oftewel metadateren, kan hierbij helpen. Veel organisaties zetten SharePoint in om documenten op te slaan, te delen, of aan samen te werken. Ook SharePoint 2010 biedt, in tegenstelling tot eerdere versies van Sharepoint, de mogelijkheid om metadata aan documenten toe te kennen.

Op een goed bezochte bijeenkomst in Eindhoven hebben twee Sharepointkenners bij uitstek ons wegwijs gemaakt in metadatering.

Bron afbeelding: www.lisannevanhooff.nl

Bron afbeelding: www.macaw.nl

Joyce van Aalten (www.invenier.nl)

Joyce van Aalten, zelfstandig adviseur bij Invenier, opende haar presentatie met de stelling dat metadatering weer helemaal in is. Lange tijd heeft de misvatting geheerst dat je met Google alle informatie snel kon vinden. Uiteindelijk bleek dat toch niet zo efficiënt. Belangrijke factoren waarom metadata weer in de belangstelling kwamen:

• Opkomst van ‘tagging’; gebruikers gingen zelf weer trefwoorden toekennen.
• Facetnavigatie heeft metadata nodig.
• Semantisch web: daar zitten thesauri, ontologieën achter; netwerken van metadata.
• Linked open data.

Het toekennen van metadata heeft een doel: terugvindbaar maken. Maar er zijn meer mogelijke doelen: gebruik de metadata behalve voor zoeken, ook voor navigatie.

Vervolgens ging Joyce vooral in op dat wat je beter niet kan doen bij metadateren binnen SharePoint en wat juist wel:

• Installeren is niet uitsluitend implementeren.
• Vooraf nadenken over metadata.
• Informatie-architectuur opstellen en het beheer regelen.
• Niet: vertrouwde mappenstructuur kopiëren naar de nieuwe omgeving; Wel: inspiratie voor metadata uit bestaande folderstructuur te halen.
• Bedenk bij het toekennen van metadata waar de gebruikers op willen zoeken en koppel metadata aan content types (bijv. informatiesoorten: offerte, boek, rapport).
• Maak geen keuze voor taxonomie óf tagging, maar kies voor beide. Maak daarbij slimme combinaties: het ene veld vrij, het andere uit een taxonomie.
• Sluit aan bij het type gebruikers, de content en het type organisatie.

Voor de volledige presentatie van Joyce van Aalten klik hier.

Maarten van den Dungen (www.macaw.nl)

SharePoint kan gezien worden als een uitgebreid platform met standaard een heleboel mogelijkheden aan boord. Het bevat bijvoorbeeld een integraal document management systeem, inclusief versiebeheer, in- en uitchecken, inhoudstypes en metadata voorzieningen die het zoeken naar de informatie weer kunnen vergemakkelijken en de traditionele ‘mappen’-issues kunnen oplossen. Het venijn zit hem alleen in de staart van deze zin, bij het woord ‘kunnen’.

Maarten van den Dungen, Information Worker Consultant bij Macaw, heeft ons op deze bijeenkomst in Eindhoven vertrouwd gemaakt met Sharepoint 2010 en de metadata voorzieningen.

Daartoe liet hij een uitgebreide demonstratie van de mogelijkheden van Sharepoint 2010 zien:

• Werken zonder metadata (en waarom je dat niet moet doen).
• Informatie met (veel) metadata.
• Dossiers (verzameling documenten).
• De eindgebruikers centraal.

Het kan lang duren voor dat binnen een bedrijf het optimale gebruik van Sharepoint 2010 gerealiseerd is. Medewerkers zijn gewend om te werken met een filesysteem (mappenstructuur). Veelal is de intentie om geen folders meer te maken, maar dan gaat een bedrijf vervolgens weer dossiers maken die op fileserver systemen lijken. Dat is eigenlijk tegenstrijdig. Daarom is het van belang om te beseffen dat het toepassen van Sharepoint 2010 voor 20% implementatie en voor 80% cultuuromslag is.

Voor de volledige presentatie van Maarten van den Dungen klik hier.

Een volledig verslag van de beide presentaties is te lezen op de weblog van één van de deelnemers: Dymphie van der Heyden van TNO Human Factors: http://dymphie.com

Terug